[Onboarding] Primeiros passos com sua primeira empresa

Introdução

O objetivo deste artigo é trazer um conjunto de recomendações e boas práticas para quem está começando no mundo empresarial. Ao final do artigo, o empresário saberá quais são as suas principais obrigações, evitando multas e problemas fiscais para sua empresa.

Rotinas da empresa

As rotinas de uma empresa variam de acordo ao seu regime de tributação. Neste artigo, abordaremos as rotinas dos regimes de tributação Simples Nacional e Lucro Presumido.

Rotinas específicas para uma empresa Simples Nacional

Com a mudança, as tabelas do novo Simples Nacional passam a se resumir a cinco anexos, sendo: um para comércio (anexo I), três para serviços (anexos III, IV e V), e um para indústria (anexo II). A alíquota inicial permanece a mesma, com exceção para o novo anexo V de serviços, que será atualizado. O anexo VI deixará de existir.

É importante saber que existem algumas situações em que as atividades do anexo III podem passar para o anexo V e vice-versa. Ou seja, haverá anos em que a sua empresa tributará pelo anexo III e em outros, ela poderá passar para o anexo V.

O que vai determinar isso é a relação entre folha de pagamento e a receita bruta da sua empresa, da seguinte forma:

Folha de pagamento (últimos 12 meses)
____________________________________ = 28%
Receita Bruta (últimos 12 meses)

Caso a razão entre a folha de salários e a receita bruta da pessoa jurídica seja igual ou superior a 28%, as atividades de prestação de serviços sujeitas à tabela do anexo V serão tributadas na forma do Anexo III.

Já quando essa razão for inferior a 28%, determinadas atividades, como fisioterapia, arquitetura e urbanismo; medicina, odontologia, dentre outras, serão tributadas na forma do anexo V.

Para uma visão mais detalhada, visite este artigo: Rotinas de uma empresa Simples Nacional

 Para entender melhor o calculo do novo Simples Nacional, visite este artigo: O novo Simples Nacional

Rotinas específicas para uma empresa Lucro Presumido

Uma empresa no regime Lucro Presumido deve pagar, mensalmente, três guias de impostos distintas (ISS, PIS e COFINS) e, trimestralmente, outras duas guias (IRPJ e CSLL).

As alíquotas destes impostos incidem sempre sobre o faturamento do mês ou trimestre anterior.

Para saber os valores das alíquotas e suas respectivas datas de vencimento, assim como outras rotinas mensais, visite este artigo: Rotinas de uma empresa Lucro Presumido

Regras e rotinas gerais para toda empresa

O faturamento mensal de uma empresa é calculado com base na soma do valor bruto de todas as notas fiscais emitidas pela empresa no mês.

Além dos impostos descritos acima, o empresário paga taxas municipais anuais, e deve renovar o certificado digital da sua empresa anualmente.

Por fim, toda empresa também precisa renovar, anualmente, o seu alvará de funcionamento, e isto é regulado pela prefeitura do município em que está registrada.

Emitindo notas fiscais

Uma empresa deve emitir notas fiscais por todos os serviços que presta. A nota fiscal é o único documento que pode legitimar o faturamento de uma empresa, portanto nunca deixe de emitir as suas notas fiscais.

O painel de controle da Agilize oferece a possibilidade de emitir suas notas fiscais através do próprio painel, de maneira simples, rápida, e com uma série de recomendações automáticas que diminuem bastante a chance de cometer um erro na emissão.

Na emissão de notas fiscais, pode ser necessário fazer a retenção de impostos na fonte pagadora (Seu cliente, ou tomador do serviço). 

E-Social

O E-Social é um nova obrigação estabelecida pelo Ministério do Trabalho, Caixa, Receita Federal e Previdência Social.

Com esse novo sistema surgem novas obrigações para o empresário e contabilidade.

Recomendações importantes para toda empresa

1. Sempre emita notas fiscais por todo serviço prestado que implique em dinheiro recebido na conta bancária da empresa.
2. Nunca transfira dinheiro da conta bancária da sua empresa para a conta bancária de um terceiro, a menos que este seja um sócio, funcionário da empresa ou prestador de serviço autônomo capaz de emitir notas fiscais.
3. Sempre exija e armazene as notas fiscais correspondentes a toda e qualquer despesa da sua empresa.
4. Precisamos preencha o Financeiro Web Agilize para que possamos cuidar da sua contabilidade.
5. Nunca utilize a conta bancária da sua empresa para gastos pessoais como, por exemplo, a compra de gasolina para um veículo pessoal, ou o pagamento da escola dos filhos.
6. Com base na Instrução normativa RFB nº, de 13 de novembro de 2009, Art 9º, entende-se como obrigatório a retirada de pró labore pelo sócio que trabalhe na empresa.
7. O não pagamento de impostos e taxas implica no acúmulo de multa e juros que jamais prescrevem. Além disso, o empresário que deve impostos fica impedido de emitir certidões negativas, que por sua vez podem impedir a sua empresa de participar de editais, ou até mesmo de receber pagamentos de grandes empresas como, por exemplo, o SEBRAE ou a PETROBRÁS.
8. Empresas do regime Simples Nacional devem ter um cuidado especial com o pagamento de impostos, pois acumular muitas dívidas pode implicar em um desenquadramento automático do regime de tributação Simples Nacional, o que é irreversível até o início do ano seguinte.
9. Abra a conta de pessoa jurídica! Ao receber pela conta de pessoa física, você o corre risco de ser tributado também pela Pessoa Física.
10. Sempre nos envie por e-mail as notas tomadas (serviços contratados) pela sua empresa, sob pena de multas.

Certificado digital

O certificado digital é um documento digital que precisa ser renovado anualmente por toda empresa. É através do certificado digital que a Agilize garante a qualidade do serviço prestado aos seus clientes, pois faz toda a automatização dos seus processos internos, que envolvem desde o cálculo de impostos até o envio de declarações acessórias.

Para entender porque um cliente Agilize deve ter sempre o seu certificado digital em dia, visite este artigo: Porque o Certificado Digital é indispensável para a Agilize?

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