Aproveitamento de créditos de IBS e CBS: como funciona e quais são os requisitos?

A reforma tributária altera profundamente a forma como as empresas irão aproveitar créditos tributários sobre suas aquisições.

Com a criação da Contribuição sobre Bens e Serviços (CBS), e do Imposto sobre Bens e Serviços (IBS), o Brasil passará a adotar um modelo de não cumulatividade mais amplo. Em regra, empresas sujeitas ao regime regular poderão aproveitar os valores de IBS e CBS incidentes sobre suas compras de bens e serviços, reduzindo os tributos devidos em suas próprias operações.

No entanto, receber uma nota fiscal com IBS e CBS destacados não significa, necessariamente, que o crédito já esteja disponível para utilização. A legislação estabelece requisitos relacionados ao regime tributário do adquirente, à validade do documento fiscal, à natureza da operação e à extinção do débito tributário correspondente.

O que é um crédito de IBS e CBS?

O crédito representa um valor que pode ser utilizado para reduzir o IBS e a CBS devidos pela empresa em suas vendas ou prestações de serviços.

O funcionamento segue a lógica da não cumulatividade:

• o fornecedor registra um débito de IBS e CBS ao realizar a operação;
• o adquirente pode reconhecer um crédito correspondente à aquisição;
• na apuração, a empresa confronta os débitos gerados em suas operações com os créditos provenientes de suas compras;
• somente a diferença, quando positiva, será recolhida.

A apuração será mensal e realizada separadamente para o IBS e para a CBS. Isso significa que um crédito de CBS não poderá ser usado para pagar IBS, assim como um crédito de IBS não poderá ser usado para pagar CBS.

Exemplo ilustrativo:

Considere uma empresa que tenha, em determinado mês:

Neste exemplo, a empresa não recolheria novamente todo o tributo incidente sobre suas vendas. Ela descontaria os valores já suportados nas etapas anteriores da cadeia.

O novo modelo de creditamento é mais amplo?

Em regra, sim.

No sistema atual, especialmente em relação ao PIS e à Cofins, existem diversos debates sobre quais despesas podem ser consideradas insumos e quais atendem aos critérios de essencialidade ou relevância.

Com o IBS e a CBS, a regra geral permite o crédito sobre as aquisições realizadas pelo contribuinte sujeito ao regime regular, excetuando principalmente os bens e serviços de uso ou consumo pessoal e as demais vedações expressamente previstas na legislação.

Assim, o modelo não fica limitado apenas a matérias-primas ou mercadorias para revenda. Serviços contratados pela empresa, bens do ativo imobilizado, equipamentos, softwares, manutenção, energia, materiais e outras aquisições poderão gerar créditos, desde que atendidos os requisitos legais.

Isso não significa, contudo, que toda despesa registrada na contabilidade produzirá automaticamente um crédito. É necessário que a aquisição esteja sujeita ao IBS ou à CBS e que exista um documento fiscal eletrônico válido que comprove a operação.

Geração, apropriação e utilização do crédito não são a mesma coisa

Para compreender o novo sistema, é importante separar três momentos.

1. Geração ou expectativa de crédito

A emissão do documento fiscal eletrônico com IBS e CBS destacados cria uma expectativa de crédito para o adquirente.

Neste momento, a operação foi registrada, mas o valor pode ainda não estar disponível para utilização. Na apuração assistida, esse crédito poderá aparecer como “crédito a apropriar”, “crédito condicionado” ou classificação semelhante.

2. Apropriação do crédito

A apropriação ocorre quando os requisitos legais são cumpridos e o crédito passa a integrar efetivamente a apuração do adquirente.

Como regra geral, isso acontece quando o débito de IBS ou CBS relacionado à operação é extinto por uma das modalidades previstas na legislação.

A extinção poderá ocorrer, por exemplo, mediante:

• utilização de créditos pelo fornecedor;
• pagamento realizado pelo fornecedor;
• recolhimento no momento da liquidação financeira, por meio do split payment;
• recolhimento efetuado pelo próprio adquirente;
• recolhimento por responsável tributário.

A Receita Federal explica que, enquanto o débito do fornecedor ainda não tiver sido extinto, o valor permanece apenas como crédito passível de apropriação. Quando a extinção ocorrer total ou parcialmente, o crédito correspondente será apropriado também de forma total ou parcial.

3. Utilização do crédito

Depois de apropriado, o crédito pode ser efetivamente utilizado na apuração.

A Lei Complementar nº 214/2025 estabelece que os créditos serão utilizados, em ordem, para:

1. compensar saldos vencidos de IBS ou CBS de períodos anteriores, desde que ainda não inscritos em dívida ativa;
2. compensar os débitos gerados no próprio período de apuração;
3. compensar débitos de períodos posteriores.

Quais são os requisitos para aproveitar os créditos?

A empresa precisa estar no regime regular do IBS e da CBS

O direito à apropriação dos créditos pertence, como regra, aos contribuintes sujeitos ao regime regular.

Estarão no regime regular:

• empresas do Lucro Presumido;
• empresas do Lucro Real;
• demais contribuintes que não estejam no Simples Nacional ou no MEI;
• empresas do Simples Nacional que optarem por apurar IBS e CBS fora do documento único de arrecadação.

Os optantes pelo Simples Nacional poderão escolher recolher o IBS e a CBS pelo regime regular. Nesta hipótese, os dois tributos serão calculados separadamente do DAS, seguindo as regras gerais de débitos e créditos.

A operação precisa ser comprovada por documento fiscal eletrônico idôneo

O crédito está condicionado à comprovação da operação por meio de documento fiscal eletrônico idôneo.

Isso exige, entre outros cuidados:

• que a operação tenha efetivamente ocorrido;
• que o documento fiscal corresponda ao bem ou serviço adquirido;
• que o adquirente e o destinatário estejam corretamente identificados;
• que o documento seja emitido para o CNPJ ou estabelecimento que realizou a aquisição;
• que os valores, códigos e tratamentos tributários estejam corretos;
• que o IBS e a CBS estejam devidamente informados.

Um documento fiscal que não corresponda a uma operação real ou que indique como adquirente uma pessoa diferente daquela que efetivamente recebeu o bem ou o serviço poderá ser considerado inidôneo.

Por isso, erros no CNPJ do destinatário, na classificação tributária, no valor da operação ou no destaque dos tributos poderão impedir ou atrasar a apropriação do crédito.

O IBS e a CBS precisam estar corretamente registrados

O valor do crédito corresponderá, como regra, ao valor do IBS e da CBS destacado no documento fiscal e efetivamente extinto.

Caso o documento apresente um valor de tributo maior do que o efetivamente devido, a empresa não deve considerar que o simples destaque incorreto assegura o direito ao crédito integral.

O crédito precisa refletir o tratamento tributário correto da operação, incluindo:

• incidência normal;
• redução de alíquota;
• alíquota zero;
• isenção;
• imunidade;
• suspensão;
• diferimento;
• regime específico;
• crédito presumido, quando legalmente autorizado.

A qualidade das informações preenchidas no documento fiscal será, portanto, fundamental para a correta formação do crédito.

O débito correspondente precisa ser extinto

A regra geral condiciona a apropriação do crédito à extinção do débito de IBS e CBS que deu origem ao valor destacado no documento fiscal.

Isso significa que a nota fiscal pode ser emitida em um mês, mas o crédito somente ser liberado posteriormente, dependendo da forma como o tributo daquela operação for extinto.

É importante não confundir dois pagamentos diferentes:

• o pagamento comercial da compra ou do serviço ao fornecedor;
• a extinção do débito tributário de IBS e CBS.

O fornecedor pode, por exemplo, pagar o tributo em sua apuração mesmo antes de receber integralmente o valor da operação. Da mesma forma, o débito poderá ser extinto mediante créditos tributários ou diretamente pelo split payment.

A legislação prevê uma regra transitória: enquanto não tiverem sido implementados nem o split payment nem o recolhimento pelo adquirente, o requisito de extinção do débito ficará dispensado. Durante essa situação, a apropriação dependerá do destaque correto do IBS e da CBS no documento fiscal eletrônico.

A aquisição não pode estar enquadrada em uma vedação ao crédito

Operações imunes, isentas, sujeitas à alíquota zero, suspensão ou diferimento não permitem, em regra, a apropriação de crédito pelo adquirente, porque não existe um débito efetivamente cobrado naquela etapa.

A legislação pode prever créditos presumidos específicos mesmo nessas situações, mas eles dependem de autorização expressa.

Há uma diferença importante entre o adquirente e o fornecedor:

• quem compra um bem com alíquota zero normalmente não recebe crédito sobre aquela aquisição;
• quem vende com alíquota zero pode manter os créditos provenientes de determinadas operações anteriores, conforme previsto na legislação.

As operações realizadas pelo fornecedor com alíquota reduzida, em regra, também não exigem o estorno dos créditos apropriados em suas aquisições, salvo previsão legal expressa.

A aquisição não pode ser destinada a uso ou consumo pessoal

Não será permitido aproveitar créditos relacionados a bens e serviços de uso ou consumo pessoal.

A legislação inclui, entre outros:

• joias, pedras e metais preciosos;
• obras de arte e antiguidades;
• bebidas alcoólicas;
• produtos derivados do tabaco;
• armas e munições;
• bens e serviços recreativos, esportivos e estéticos;
• imóveis residenciais disponibilizados para sócios, administradores, empregados ou familiares;
• veículos e despesas relacionadas, quando destinados ao uso pessoal;
• bens e serviços fornecidos gratuitamente ou abaixo do valor de mercado para sócios, administradores, empregados ou familiares.

A vedação pode ser afastada quando determinados bens forem utilizados preponderantemente na atividade econômica, observados os critérios legais. A legislação também admite créditos para situações específicas, como uniformes, equipamentos de proteção individual e determinados benefícios concedidos aos empregados nas condições previstas em lei.

O crédito precisa ser controlado separadamente

A empresa deverá controlar o IBS e a CBS de forma segregada.

Um crédito de CBS somente poderá compensar débitos de CBS. Da mesma forma, um crédito de IBS somente poderá compensar débitos de IBS.

A apuração deverá consolidar as operações de todos os estabelecimentos da empresa, mas o controle continuará separado por tributo.

O crédito precisa ser utilizado dentro do prazo legal

O direito de utilização do crédito será extinto após cinco anos, contados do primeiro dia do período seguinte àquele em que ocorreu sua apropriação.

Caso o crédito não seja utilizado, compensado ou solicitado em ressarcimento dentro desse prazo, a empresa perderá o direito de aproveitá-lo.

Quais despesas poderão gerar créditos?

Atendidos os requisitos legais, poderão gerar créditos, em regra:

• mercadorias adquiridas para revenda;
• matérias-primas e insumos;
• materiais utilizados na atividade;
• máquinas, equipamentos e outros bens do ativo imobilizado;
• serviços contábeis;
• serviços jurídicos;
• softwares, licenças e serviços de tecnologia;
• serviços de manutenção;
• serviços de marketing e publicidade;
• energia elétrica e telecomunicações;
• aluguéis e locações sujeitos ao IBS e à CBS;
• fretes e transportes;
• serviços terceirizados;
• aquisições relacionadas à administração e à operação da empresa.

A possibilidade efetiva dependerá da tributação aplicada pelo fornecedor, da existência do documento fiscal e da ausência de alguma vedação específica.

Não será necessário que a aquisição seja incorporada fisicamente ao produto vendido. O novo modelo parte de um creditamento mais abrangente, alcançando também serviços e despesas operacionais tributadas.

Quais despesas não gerarão créditos?

Em regra, não gerarão créditos:

• salários e valores decorrentes de relação de emprego;
• pró-labore e remunerações pela atuação como administrador;
• encargos trabalhistas sem incidência de IBS ou CBS;
• compras realizadas sem documento fiscal;
• documentos emitidos para CNPJ diferente do adquirente efetivo;
• operações inexistentes ou simuladas;
• despesas de uso ou consumo pessoal;
• aquisições imunes, isentas ou com alíquota zero;
• compras de pessoas que não sejam contribuintes;
• valores de multas, juros ou acréscimos legais;
• despesas expressamente vedadas pela legislação.

Os serviços prestados por pessoas físicas em decorrência de relação de emprego ou de sua atuação como administradores e membros de determinados conselhos não sofrem incidência de IBS e CBS. Como não há débito desses tributos, a folha de pagamento continuará sem gerar créditos para a empresa.

Esse ponto tende a ter impacto relevante para empresas prestadoras de serviços, que normalmente possuem grande parte de seus custos concentrada em mão de obra.

Como ficam as aquisições de fornecedores do Simples Nacional?

A regra dependerá da opção realizada pelo fornecedor.

Fornecedor no Simples Nacional normal

A empresa optante pelo Simples Nacional que mantiver o IBS e a CBS dentro do regime simplificado:

• não poderá aproveitar créditos sobre suas próprias aquisições;
• poderá gerar crédito para um cliente sujeito ao regime regular;
• o crédito do cliente ficará limitado ao valor do IBS e da CBS efetivamente devido dentro do Simples Nacional.

Portanto, o cliente não receberá necessariamente um crédito calculado pela alíquota integral do regime regular. O valor dependerá da parcela de IBS e CBS correspondente à tributação do fornecedor no Simples.

Fornecedor do Simples que optar pelo regime regular de IBS e CBS

Caso a empresa opte pelo chamado modelo híbrido, o IBS e a CBS serão apurados fora do DAS.

Nesse cenário, a empresa poderá:

• apropriar créditos sobre suas aquisições;
• destacar IBS e CBS de acordo com as regras do regime regular;
• gerar créditos ao cliente com base nos valores efetivamente apurados e extintos.

Apesar disso, a opção pelo regime regular não deve ser realizada automaticamente. Ela pode provocar aumento da carga tributária e trazer impactos financeiros, operacionais e comerciais.

Para a maioria das empresas do Simples Nacional, a permanência inicial no modelo normal tende a ser mais prudente.

O crédito será reconhecido automaticamente pelo governo?

A tendência é que grande parte dos débitos e créditos seja apresentada por meio da apuração assistida.

O sistema utilizará:

• documentos fiscais eletrônicos;
• informações sobre a extinção dos débitos;
• pagamentos;
• split payment;
• recolhimentos efetuados pelo adquirente;
• cancelamentos, devoluções e outros eventos fiscais.

O contribuinte deverá revisar as informações, realizar os ajustes necessários e confirmar a apuração. A confirmação ou alteração da apuração assistida implica confissão da dívida tributária informada.

Portanto, a empresa continuará precisando conferir:

• documentos fiscais recebidos;
• CNPJ e estabelecimento destinatário;
• códigos de classificação tributária;
• valores de IBS e CBS;
• status do crédito;
• cancelamentos e devoluções;
• créditos ainda condicionados;
• créditos apropriados;
• créditos utilizados ou enviados para períodos posteriores.

O que acontece em caso de cancelamento ou devolução?

Caso a operação seja cancelada ou o bem seja devolvido, o crédito relacionado poderá precisar ser estornado.

Quando o crédito ainda não tiver sido apropriado, ele poderá ser cancelado antes de se tornar disponível. Se já tiver sido apropriado ou utilizado, poderá ser gerado um estorno ou um débito correspondente.

A legislação também exige o estorno quando um bem adquirido perecer, deteriorar-se, for roubado, furtado ou extraviado. Para bens do ativo imobilizado, poderão ser aplicadas regras proporcionais ao prazo de vida útil e à depreciação.

Por isso, notas fiscais de devolução, cancelamentos e registros de perda de estoque deverão ser corretamente vinculados aos documentos originais.

E as empresas que realizam exportações?

As exportações de bens e serviços são imunes ao IBS e à CBS, desde que atendam aos requisitos legais.

Apesar de não haver débito na operação de exportação, o exportador poderá manter e utilizar os créditos relacionados às aquisições realizadas para sua atividade, observadas as demais vedações previstas na legislação.

Isso evita que o IBS e a CBS pagos nas etapas anteriores sejam incorporados ao preço do bem ou serviço exportado.

O que muda em 2026?

O ano de 2026 funciona como período de teste do IBS e da CBS.

A legislação estabeleceu, para esse ano, alíquotas de 0,1% de IBS e 0,9% de CBS. Os contribuintes que cumprirem corretamente as obrigações acessórias ficarão dispensados do recolhimento desses valores.

Caso haja recolhimento, os valores poderão ser compensados com PIS e Cofins do mesmo período ou, nas situações previstas, com outros tributos federais ou mediante ressarcimento.

Assim, em 2026, a atenção das empresas deve estar principalmente na adaptação dos sistemas, na emissão e recepção dos documentos fiscais e na validação das informações que formarão a futura apuração de créditos.

Cuidados que as empresas devem adotar

O aproveitamento correto dos créditos dependerá de uma integração entre as áreas fiscal, financeira, contábil, de compras e de tecnologia.

Entre os principais cuidados estão:

1. exigir documentos fiscais eletrônicos de todos os fornecedores obrigados à emissão;
2. conferir o CNPJ e o estabelecimento indicado como adquirente;
3. validar os códigos tributários utilizados pelo fornecedor;
4. identificar aquisições destinadas ao uso pessoal;
5. acompanhar os créditos ainda condicionados à extinção dos débitos;
6. conciliar documentos fiscais, pagamentos e registros contábeis;
7. controlar separadamente IBS e CBS;
8. revisar cancelamentos, devoluções, perdas e extravios;
9. monitorar o prazo de cinco anos para utilização;
10. avaliar fornecedores do Simples Nacional e o volume de crédito efetivamente transferido;
11. acompanhar os saldos credores e avaliar compensação ou ressarcimento;
12. manter documentos e evidências que comprovem a realidade das operações.

Conclusão

O novo sistema de créditos de IBS e CBS tende a ampliar as possibilidades de creditamento e reduzir a tributação acumulada ao longo da cadeia.

Entretanto, o crédito não será gerado apenas porque uma despesa foi paga ou registrada na contabilidade. Será necessário observar o regime tributário da empresa, a validade do documento fiscal, o tratamento tributário da operação, a extinção do débito correspondente e as vedações previstas na legislação.

As empresas precisarão acompanhar o ciclo completo do crédito: desde a emissão da nota fiscal pelo fornecedor até sua efetiva apropriação e utilização na apuração.

Mais do que controlar despesas, será necessário controlar documentos fiscais, fornecedores, pagamentos, códigos tributários e eventos que possam alterar ou cancelar o crédito.